整理整頓の仕方

**（名前は掃除されました）** · 2013/03/21(木) 10:07:47.20

どうぞ

**分類ルール1/7** · 2013/06/24(月) 00:38:39.23

「分類は必ず二択」ルールを書いた者です

書類等の分類方法は「口頭で書類orデータの場所が指示できること」を重点に置いて行っています
量によって分類方法が異なるので、以下のどちらのタイプに近いかで各自調整してください
○妹（大学生）の状況
3段ボックス一個分のプリントや教科書ノート資料集、授業やゼミでの提出物、パソコンのデータは卒研のみ
○自分（大学院生）の状況
部屋２面分の本棚＋抽斗つき事務机のほとんどが紙、〆切が数週間～数か月異なる複数の提出物、パソコンのデータは実験などで数千個（引き継ぎあり）

●書類等紙媒体の分類方法
【重要事項】分類の基本：提出期限>使用頻度>同時に使用するものの多さ（自分のみ）>更新日時（自分のみ）

○妹の場合
０、準備
　必要なもの：クリアファイル、油性マジック、ホッチキス

０.５、禁止事項
　分類する前に不要物を選び出そうとしてはいけない
　全体像が把握できていない状態でどれが必要か、はわからない（わかっていたら分類できている）
　結局、後で「やっぱりあれは必要だった」「間違えて捨ててしまった」となるので、捨てるのは最後の段階にする

１、提出物の【期限or頻度】順に優先順位をつける
　仕事or学業 >> 越えられない壁 >> 生活 > 趣味 > 思い出系
　提出物が「すぐ」or「頻繁に」あるものを優先する。例：レポート>確定申告、お弁当のおかず作り>おやつ作り
　思い出系＝使わないけれど捨てられないもの、つまり使用頻度０のもの

２、ルーズリーフをホッチキスで留める
　分類する前に、ばらばらになっているプリントやルーズリーフなどをホッチキスで留めてしまう
　これから増える予定のあるものもとりあえず留める。増えたら上から留め直す
　サイズの違うもの（例：付箋やA6サイズのメモ）はA4サイズの紙などに貼ってまとめる
　穴が開くのが嫌な人はクリップでも良い（ただし、ばらばらになるのを覚悟する）

**分類ルール2/7** · 2013/06/24(月) 00:40:57.45

３、教科書・ノート以外のプリントをクリアファイルに突っ込み重量を調整する
　「二択ルール」を使い、中身が片手で持てる程度の重さになるまで細かく分類する
　例：「学業」→曜日別、「月曜日の授業」→時限別、「一限目の授業のプリント」→提出予定プリントor配布資料
　厚さは2cmくらいまでにする。それ以上になると持ち方によっては雪崩が起きる
　この時、明らかな不要物や思い出の品が見つかるので、捨てるか仕舞うかする

４、名前を書く
　クリアファイルに大きく分類名を書く　例：数学の計算プリント、国語資料、など
　油性マジックは無水エタノールで綺麗に拭き取れるので、不安な人は薬局で買うと良い。取扱には注意。火気厳禁

ここまでがいわゆる「整理」の中の「分類」の作業になります。次は「整頓」です。

５、【使用頻度】順に並べる
　教科書はファイル（プリント）などとセットにして本棚の一番良いところに、「曜日の順」に並べる
　もし製図キットなどがあればそれも一緒に立てて並べる
　左側が月曜日、右側が金曜日、左から取って右に戻すようにすると楽なうえに忘れ物が防げる
　使用頻度が異なるものは、ブックエンドを活用して仕切る
　たとえば、教科書の隣に「空いてるから」「ついでに」「三ヶ月後に使う壮行会」の資料を置いてはいけない
　ブックエンドで隔離するか、他の段に置く。段はぎゅうぎゅうに詰めない。空けておく（出し入れしやすい）

**分類ルール3/7** · 2013/06/24(月) 00:41:42.04

○自分の場合
　主に論文の分類の話になります（申し訳ありません）
　論文の特徴：形が同じ、枚数も同じくらい、ホッチキスで留められる、紙でできているのでボールペンで書ける

０、準備
　必要なもの：クリアファイル、油性マジック、ホッチキス、ボールペン、パソコン（エクセル）

０.５、ナンバリング
　手に入れた論文（資料や写真やデータ）は、必ず印刷して表紙の頭に大きくナンバリングをする
　ナンバリングのルールは「その論文（資料等）に関する解説を書いたノートの番号-ページ数」とする
　例：NO.5-13＝研究ノートの５冊目、13ページより解説あり
　何度も読み直し、解説項目が複数ある場合は全部書く
　ナンバーとタイトルと著者、入手経緯をエクセルへ打ち込む
　写真やデータは裏に「いつ」「何を」「なぜ撮った」のか明記し、ジップロックに入れ、袋ごとナンバリングする

　解説ノートが無い場合は（ほとんどの方がそうだと思いますが）、
　もしデータを印刷したものならファイル名を、そうでないなら【入手日＝20130101-1など】が良いかと思います。
（私の場合、論文は必ず紙にして書き込むので、印刷した方を原本にしています。データの扱いは雑です）

１、２までは同じ
　【期限順or頻度順】によって、出すもの>読むもの>取っておくもの>捨てるもの、に分ける
　例：出張届など>研究分野の論文>興味のある他人の論文>研究に関係なく興味も無い論文

３、【同時に使用するもの】を選んでさらに細かく分類する
　一緒に使うもの＝出張届＋出張報告書、論文Aとそれが参照している論文BCD、など、多いほど重要書類
　これは同時に使用するものが多い＝使用機会が多いと考えるため

４、クリアファイルに突っ込み重量を調整する＆記名する
　使用頻度の高いものほど薄く軽くするのがコツ
　（出しっぱなしにすることもあるので量が多いとあっという間に机の上がカオスになる）
　「○○学会」「参考文献」など単純にするとわかりにくいので「○○学会の○○に使った○○」「○○の参考文献」などにする
　さらに一枚の紙に縮小印刷して「一緒にあるもの」が一目でわかる「目次」を一緒に突っ込む

５、【使用頻度順】および【同時に使用するもの】順に並べる
　使用頻度が高いものは良く手に取れる位置＝机の上に箱を置き、そこに放り込む（重くて曲がるので立てない）
　そこから使用頻度順に、机の抽斗、本棚の中段、上段、下段、に配置

**分類ルール4/7** · 2013/06/24(月) 00:43:04.24

●データの分類方法

０、全データフォルダをツリー型にする
　子フォルダの中に、親フォルダのショートカットを置いている場合は消しておく
　どうしても頻繁にアクセスするから無いと不便なんだ、という人は分類方法が間違っていることが多い

１、ファイルの命名ルールを決める
　名前順でソートができるルールを考える

例１：
　最新版を間違えたら大変なことになる>学会ごとにファイルをまとめたい>提出日はメモ>誰のファイルなのか明記
　という考え方で名前を決める場合
　　ver2-ABC2013(0101)-hanako(tarou revised).doc
　　バージョン-学会名(〆切)-自分の名前(チェックした人の名前 revised).doc

例２：
　実験データは秒単位まで明記>手法ごとにファイルをまとめたい>誰のファイルなのか明記
　という考え方で名前を決める場合
　　2013;0101;01;23;45-Example-A1B2-hanako.jpg
　　撮影時間(秒単位)-何の写真か-材料1＆2-撮影者の名前.jpg

例３：
　卒論の定期報告用のファイルの場合
　　ABC-DEF-3.doc
　　ABCという手法のDEFという実験の報告書、全体を通して三回目

　必要な情報見てわかり、他のデータと混ざらないような、命名ルールを考えると良い
　ファイル数が少ない場合は短くて良い

**分類ルール5/7** · 2013/06/24(月) 00:43:44.20

３、フォルダの構造と命名ルール
　フォルダもファイルと同様に、期限と頻度で分ける＝いつ見るか、で分ける
　ただし、紙媒体と異なりファイルは「その下位フォルダは全部親フォルダに属する」ことに注意
　「学会2012」の中には2012年度の学会のデータが全て入る。「ABC学会」ならその下には年度に関わらずの全てのデータが入る
　従って、「学会2013」>「ABC学会」「DEF学会」なのか、「ABC学会」>「2012年度」「2013年度」なのかは使用頻度による
　（自分は「前の学会資料はほとんど見ない」ので「学会2013」>「ABC学会」「DEF学会」で分類している）

　ファイルの数は、「一度に扱うことのできるデータ数」とする
　多すぎると思いし、古いデータを誤って使う可能性がある。適宜フォルダ分けすると良い

　報告書など年度替りで使わなくなるものは入れ子構造にすると良い
　例：今年度の報告書ファイルを入れておくための「報告書2013」フォルダの中に「報告書2012以前」フォルダを作る
　その中にさらに「報告書2011以前」フォルダを作り、その中に「報告書2010以前」…とすると無くならないし邪魔にもならない

　何かをする際に、３つ以上のフォルダを開いている場合はフォルダ構造を見直した方が良い

４、read meファイル
　あらかじめ分類ルールを考えて決めていても、ファイルが大量にあると混乱することがある
　そのため、ファイルやフォルダに関する注意書きを書いたファイルを用意しておく
　たとえば、分類するときに「このフォルダに含まれるファイルは○○である」と書いておく
　この時のファイル名を「readme.txt(例)」に統一する。「メモ」「注意書き」などたくさん作るのは混乱の元

　また、たとえば「学会資料」ファイルの中で、「実験データ」を扱わなければならないとき
　実験データという親フォルダから、該当の子フォルダをコピーして持ってくることになる
　このとき、元のデータはそのまま残してくるので、同じ内容のファイル（とフォルダ）が２つあることになる
　「これはコピーである」「元のデータは○○にある」ということを明記した「readme」ファイルをフォルダ内に作ると良い

　このreadmeファイルは「必ず読むファイル」であり、古い情報を書き換え、常に最新に保つ必要がある
　なので、バージョン情報やちょっとしたこと、メモを入れおけるため便利に使える

５、使い終わったファイルはフォルダごと圧縮する
　スペースを空けるという意味はほとんどないが、圧縮するだけで、「これは使い終わった資料だな」とわかる
　（学会は報告書や出張届などもまとめてフォルダに入れ、圧縮しておく）

以上、Windowsのファイルソートの特性と、自分が必要とする情報を合わせたらこうする以外無かった、というだけの方法です。
他にもっと良いやり方がいろいろあると思います。

**分類ルール6/7** · 2013/06/24(月) 00:45:57.95

「分類は必ず二択」「思い出の品の扱い」は、片付けの全くできない母に育てられた妹（大学生）に言い聞かせたものです
以下に、大学生にもなって、妹が忘れ物や提出期限破りを繰り返した原因を述べます
対策法も同時に述べますので心当たりのある方は参考にしてみてください

●当時、整理整頓の対象になったものの特徴
・ある程度同じ形のものがある＝教科書、ノート、雑誌の切り抜きなどクリアファイルに入るもの、パソコンのデータ
　家具などある程度大きいもの、ぬいぐるみや服などは対象外です。
・使用頻度が似通っている＝授業で使う資料は週一回、クラブは週三回など、（一日に数回や数年に一回ではない）
・提出期限がある＝はっきりとした優先度がある（にも関わらず本人が自覚していない）
・片手で持てる＝最重要項目。片付けが苦手な人は片手で持てない重さのものは作らないこと。触らなくなる
要点：目的＝「提出物の期限を守り、クラブ活動の事務などで他人様に迷惑をかけないこと」

●整理整頓が困難だった理由
「重さ」と「優先順位付け」は、劇的な効果がありました
逆に言えば、それができていない段階で分類方法を教えても全くだめでした

1、重い
　【最重要項目】
　鞄が重い。バインダーが重い。容量無視で何でも突っこんでいるためとにかく重い
　クリアファイルがパンパンで持つのにコツがいる。失敗すると雪崩になる。プリントが見つからない。そもそも触らない
要点：クリアファイルが片手で持てる重さになるまで細分類する

２、優先順位が無い
　仕事or学業 >> 越えられない壁 >> 生活 > 趣味 > 思い出系
　まず提出期限(学業)。それからお化粧道具(生活)、グッズ(趣味)、その他(思い出)の順に「使いやすいよう」配置
　全てを完璧に平等に整理整頓し使いやすくする必要は無い。割り切ること
　完全スタンドアロンで行っている趣味の物は適当に積んでおいても「本人以外には」迷惑はかからない
要点：他人様に迷惑がかかる順に優先順位を設け、その順に対象物を「使いやすく」配置する

**分類ルール7/7** · 2013/06/24(月) 00:47:04.15

３、「分類する必要のないもの」を分類しようとしている
　「ほぼ毎日使うor数年に一度しか使わない」ものを分類項目に入れてはいけない
　たとえば「好きなもの」「○○のとき（数年に一度）に使うもの」「思い出の物」はそれ以上分類する必要は無い
　好きなものは毎日好きなだけ使うので適当に出しっぱなしに、使わないものはまとめて押し入れに突っ込むだけで良い
要点：「（すぐ出せるよう）片付ける」ものは、使用頻度が「数日に一回から年に一回」までのものだけにする

４、本棚の前に荷物を置く習慣がある
５、部屋が暗い
６、遠い
　動線がおかしい＆どこがおかしいのかわからない場合はまず床から物を無くす
　暗い所で探し物は不可能。電気を付ける習慣が無いなら電気の紐に光るアクセサリーをつけて引っ張りやすくする
　コート掛けがめったに行かない自室の奥にしか無いなら、玄関に持ってくる（床に置くとなぜか行方不明になるため）
要点：「使う物」は「通れるor手の届く場所」に置く

７、アプリやソフトにバックアップを取って安心してしまう
　タグの付け方が間違っている＝「壮行会」のフォルダに部員名簿が入っている、など、
　一時的に使うフォルダに通年のファイルが入っていたりする。逆もある
　タグを付けてもタグで検索できない＝付けるタグが間違っているorタグを覚えきれない
　部員名簿の更新前の版すべて、など使わないファイルを丁寧に保存している

　アプリやソフトは便利では「ない」。便利なのは管理ができている人だけ。「管理が便利」なだけ
　問題が発生しないのはアプリに貯め込んだファイルが「全て不用品」だから
　整理ができないなら全て紙媒体で管理すること(学生なので量が少ない)
要点：溜め込んでも誰にも迷惑はかからないので貯め込むのは止めないが、それを整理と勘違いしないこと

７のアプリについては異論があると思います。妹限定の話ですので、当てはまらない方は飛ばしてください

妹の場合、「どう分類するか」以前に「なぜ分類しなければならないか」がわかっていませんでした
安定した社会生活を送るためですよね
つまり、それ以外は適当にやればいいのですが、その境目が自分では見極めにくい方には上記のことは役に立つと思います

**分類ルール言い訳** · 2013/06/24(月) 12:44:20.86

ものすごい長文になってしまってすみません
書類＆データ整理の方法、読んで頂けるとわかりますが、「タグ付け」に類することはやっていません
タグの特性はA、B、C、Dの４つのタグがあったとき、「AD」や「BCD」など「適するものだけ」貼ることができる点だと思います
しかし、私のデータ管理は全てツリー型になっており、「A」「AB」「ABC」「ABCD」の４種類しか存在しません
しかも必ずA>B>C>Dの階層構造があります

もし無理矢理タグを貼る場合は、第一階層の「私物」「公物（自分のものでないもの）」ものだけになると思います
その下は「趣味」「仕事」などいろいろありますが、正直覚えていられる自信がありません
その点、記憶力が怪しい人でもできる整理方法だとは思っています