全然場違いだけど質問していい？

・職員のパソコンのアクセスログってどのくらいの頻度で管理してるものなの？
・ネットワークの共有フォルダ内にたまに個人情報（職員情報）とかが格納しているのがあるんだけど、だれでも見れるフォルダにあるからコピーしていいものなの？また、コピーしたとしたら、ばれる？