おそらく、県内の即売会主催の多くがここを見ていると思いますので、ついでに。

余計な気苦労をすることになっているかと思います。
特に主催の皆さんが今回のことのなかで切実な問題になり得ることとして
「第三者(あるいはサークル参加者)から即売会のPRチラシの配布をしたいと言われた場合の対応」
があるかと思います。
多くの主催は、その申し出をありがたく思うでしょうし、その好意を無にすることは失礼だと思うのが普通の対応だと思います。
しかし、相手によってはトラブルの元になるケースも多々ありますので、
言いにくいことではありますが「申し出はありがたいのですが、スタッフ内で頑張ります」とお断りすることも主催として必要な対応のひとつです。